Массовые выплаты самозанятым: как убрать ручные переводы из бухгалтерии

Два законных способа платить самозанятым

Оба способа разрешены, а на больших объёмах между ними одна существенная разница — кто делает рутину по каждой выплате.

Своими силами. Бухгалтерия переводит деньги каждому исполнителю по отдельности. Если компания — юрлицо, по статье 465 Налогового кодекса она налоговый агент самозанятого: удерживает 1 % у источника выплаты по уведомлению налоговой, перечисляет его в бюджет и каждый месяц сдаёт отчёт отдельно по каждому исполнителю (статья 470). Ещё нужно получить от каждого ЭСФ. Представьте 70 исполнителей, у каждого по четыре смены в месяц: это 280 переводов, 280 удержаний, 70 строк в отчёте и 70 счетов-фактур.

Через платформу. Компания пополняет счёт платформы в банке-партнёре. После того как работа принята, платформа передаёт банку реестр — кому и сколько, — и банк переводит деньги на карты исполнителей. По поручению компании из выплат удерживается 1 %, налог уходит в бюджет с реквизитами компании и ПИНФЛ исполнителей, а данные для отчёта приходят до 5-го числа. Налоговым агентом остаётся компания, но считать и платить вручную ей не нужно.

Как оформить отношения с исполнителем от договора до акта, разобрано в статье работа с самозанятыми в 2026 году.

Кто платит 1 % и сколько получит исполнитель

Самозанятый платит с дохода налог с оборота 1 %, НДФЛ и социального налога с выплаты нет. Все условия режима — в материале сколько платит самозанятый в 2026 году.

Налог удерживается из вознаграждения исполнителя. Если компания хочет, чтобы человек получил ставку целиком, она поднимает ставку на 1 %. Платить налог за исполнителя из своих денег невыгодно: налог, уплаченный за другое лицо, к вычету не принимается (статья 317 НК). Как это выглядит на условном задании за 600 000 сумов:

Комиссия платформы в эту таблицу не входит: она считается отдельно и с налогом не связана.

Во что на самом деле обходятся ручные переводы

Сам перевод стоит ровно столько, сколько получил человек. Дорого всё, что вокруг: эти затраты прячутся в рабочем времени сотрудников и не видны отдельной строкой. Подробно о таких расходах — в статье об административных расходах на внештатный персонал.

• Часы бухгалтерии. На каждую выплату — сверить смену, пересчитать сумму, найти реквизиты, отправить перевод, удержать налог и получить ЭСФ.
• Время руководителей объектов и HR. Исполнители спрашивают, когда придут деньги и почему сумма меньше, и вопросы идут по цепочке в бухгалтерию.
• Ошибки. В таблице осталась старая ставка, неполную смену оплатили как полную, одна строка попала в реестр дважды, деньги получил не тот исполнитель.
• Задержки. Сведения со смен опаздывают, выплата переезжает на следующую неделю, и человек, который ждал денег, на следующую смену идёт к другому заказчику.
• Выплаты без документов. Деньги ушли, а акта и ЭСФ нет, и на проверке расход подтвердить нечем.
• Один незаменимый сотрудник. Если схему знает только он, его отпуск останавливает все выплаты.

Читайте также Проверка выплат исполнителям: что сверить до отправки реестра

Сколько часов съедают ручные выплаты

Возьмём условный пример и посчитаем порядок цифр. Допущения такие — подставьте свои:

• у компании 90 исполнителей, каждый выходит в среднем на 3 смены в месяц — 270 выплат;
• на одну выплату вручную уходит около 12 минут: сверка, расчёт, перевод, удержание налога, акт и ЭСФ;
• 270 × 12 = 3 240 минут, или 54 часа в месяц.

Это почти семь полных рабочих дней бухгалтера только на техническую часть, без исправления ошибок, отчёта по налогу и переписки с исполнителями. И время растёт вместе с числом людей.

Часы бухгалтерии на ручные выплаты в месяц

30 исполнителей 18 ч

90 исполнителей 54 ч

250 исполнителей 150 ч

Что должно быть в каждой строке реестра

Массовая выплата получается, только если у всех строк реестра одинаковый набор данных. Когда эти данные появляются в момент работы, реестр собирается сам. Когда их вытаскивают из переписки в конце месяца, сборка реестра становится отдельной ручной задачей.

Как выглядит выплата без ручной работы

Цепочка начинается задолго до оплаты — с заявки, где заранее известны задача, адрес, время и ставка. Дальше у каждого шага есть свой статус, ответственный и дата, поэтому вопрос, выходил ли человек, закрывает запись в системе, а не чья-то память.

Путь одной выплаты

1. 1
   Заявка

   Задача, адрес, время и ставка известны до начала работы.

2. 2
   Смена

   Начало и окончание работы фиксируются в той же системе, что и заявка.

3. 3
   Приёмка

   Заказчик подтверждает выполнение — до этого выплата ждёт.

4. 4
   Расчёт

   Сумма считается по принятому объёму и условиям заявки.

5. 5
   Удержание 1 %

   Налог удерживается из вознаграждения по поручению заказчика-юрлица.

6. 6
   Перевод на карту

   Банк-партнёр проводит выплату по реестру, строка получает статус «выплачена».

7. 7
   Акт и ЭСФ

   Акт формируется в кабинете, исполнитель выставляет ЭСФ, выплата закрыта.

Банковский реестр или платформа

Банк тоже позволяет заплатить сотне человек одним файлом. Но банк закрывает только последний шаг — перевод. Сверять смены, считать суммы, удерживать налог, сдавать отчёт и собирать ЭСФ компании всё равно придётся самой.

Какие документы остаются у бухгалтерии

По каждой заявке — договор и акт оказанных услуг, от каждого исполнителя — ЭСФ, за период — сводный реестр и отчёт по налогу с оборота за самозанятых. Расход вычитается, если он связан с деятельностью и подтверждён документами (статья 305 НК). Отдельного запрета на вычет оплат самозанятым в статье 317 нет.

В KasipHub договор и акт появляются по каждой заявке, на комиссию платформы выставляются акт и ЭСФ, документы лежат в кабинете по заявкам, а операции выгружаются в 1С. Сколько хранить этот архив, разобрано в статье о сроках хранения документов по выплатам.

Как перейти на автоматические выплаты

1. Распишите нынешнюю схему. Кто подтверждает смену, кто считает сумму, кто отправляет деньги, кто удерживает налог и где хранятся ЭСФ. Отметьте каждое место, где данные перепечатывают руками.
2. Договоритесь о правилах. Что считается выполненной сменой, как оплачивается неполная, кто подтверждает работу и в какой срок.
3. Начните с одной группы исполнителей — например, с курьеров одного объекта. Первые выплаты и документы проверьте параллельно со старой схемой.
4. Подключайте остальные объекты, когда цепочка работает без ручных исправлений.

Правило одно: сначала порядок, потом автоматизация. Если в систему загрузить хаотичные правила, она просто ускорит хаос. Как устроить проверку сумм и получателей, рассказано в статье о проверке выплат исполнителям.

Шесть ошибок при выплатах самозанятым

Доход выше предела. В режиме можно зарабатывать не больше 1 млрд сумов за год (статья 461 НК). После превышения исполнитель платит налоги как ИП, а компания перестаёт быть его агентом по налогу с оборота.

Исполнитель не вправе применять режим. Человек с открытым ИП или с наёмными помощниками самозанятым быть не может.

Работа не из перечня. Комплектации на складах, уборки офисов и охраны в перечне видов деятельности нет, и платить за них как за услуги самозанятого нельзя. Для таких задач исполнителем может быть ИП.

Нет ЭСФ. Деньги ушли, а счёт-фактуры от исполнителя нет — расход сложнее подтвердить.

Не сверен отчёт агента. С 2026 года отчёт по налогу с оборота формирует налоговая по данным своей системы и сведениям, которые ввела компания. Если он расходится с вашими документами, исправить его нужно в течение пяти рабочих дней и не позже 15-го числа, иначе отчёт считается сданным в том виде, как его сформировали (статья 81 НК). Налог по каждому исполнителю учитывается на его лицевом счёте (статья 470), поэтому ошибка в отчёте сразу становится ошибкой в его налогах.

Дубли. Одну смену оплатили дважды, потому что она пришла из двух источников: из таблицы объекта и из чата.

Частые вопросы