Сколько хранить договоры, акты и ЭСФ по выплатам исполнителям

5 лет

минимум для бухгалтерских документов: договоров, актов, реестров

3 года

срок давности по налогам после налогового периода

50 лет

документы по личному составу штата, сформированные с 2019 года

Кто устанавливает сроки хранения

Сроки складываются из трёх законов, и если они расходятся, побеждает более длинный.

Закон о бухгалтерском учёте. Первичные учётные документы, регистры, финансовая и иная отчётность и другие документы, связанные с ведением учёта, хранятся в течение сроков, установленных законодательством, но не меньше пяти лет после отчётного года (статья 29). То же повторяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (приказ Минэкономфина № 143 от 14 июня 2024 года, пункт 26). Оно же называет, что хранить у себя не обязательно: документы о зарплате и других доходах физлиц, начисленных после 1 января 2022 года, и о налогах с них, отчётность, сданную в налоговую и статистику электронно, и документы, оформленные электронно в информационных системах налоговой.

Налоговый кодекс. Учётную документацию держат до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству (статья 79), а давность — три года после окончания налогового периода (статья 88). Налоговую отчётность и приложения к ней хранят не меньше трёх лет после года, в котором её сдали (статья 84). Налоговый агент обязан хранить отчётность и документы по удержанию налога весь срок давности (статья 23).

Закон «Об архивном деле». С 14 августа 2026 года он сам устанавливает сроки для документов по личному составу — так закон называет документы о трудовых отношениях работника с работодателем (статья 3). Сформированные с 1 января 2019 года хранят 50 лет, а если делопроизводство по ним закончено раньше — 75 лет (статья 24-1, введена законом ЗРУ-1164 от 13 августа 2026 года). Электронные документы и электронные копии хранят не меньше, чем бумажные того же вида (статья 23). Типовой перечень документов со сроками хранения теперь утверждает Минюст (статья 6-1).

Сроки по видам документов

Документы по исполнителям:

Договор с самозанятым, ИП или физлицом по ГПХ — не документ по личному составу: к ним закон об архивном деле относит только документы о трудовых отношениях (статья 3). Отдельного срока для таких договоров закон не называет, поэтому действует общий минимум — пять лет после отчётного года. Если договор действовал несколько лет, отсчитывайте пять лет от последнего года, в котором по нему платили: иначе акты переживут договор, на котором они основаны.

По штатным сотрудникам основное хранится в электронном виде: трудовой договор можно заключить в Единой национальной системе труда, а его заключение, изменение и прекращение в любом случае регистрируют там (статьи 106 и 109 ТК). Документы по личному составу закон об архивном деле велит хранить 50 лет, если они сформированы с 1 января 2019 года, и 75 лет, если делопроизводство по ним закончено раньше (статья 24-1). Документы о зарплате, начисленной после 1 января 2022 года, и налогах с неё Положение № 143 хранить у себя не обязывает (пункт 26). Если сомневаетесь, к какой группе относится документ, храните его по более длинному сроку.

Почему выписки из банка мало

Выписка показывает, что деньги ушли, но не объясняет почему. По ней не понять, за какую смену заплатили и откуда взялась сумма, которая не совпадает со ставкой.

Для налога на прибыль этого недостаточно. Вычитаются только обоснованные и документально подтверждённые расходы (статья 305 НК). Выполнение подтверждает акт, а сумму и стороны — ЭСФ, которую исполнитель обязан выставить покупателю (статья 47). Без этих документов перевод — просто движение денег по счёту.

Ошибки к тому же появляются задолго до выплаты: руководитель указал не те часы, менеджер взял прошлогоднюю ставку, бухгалтер скопировал строку дважды. Архив, где лежат только итоговые суммы, ничего из этого не покажет.

Что хранить по каждой выплате

Удобнее всего завести на каждое задание карточку с номером. Этот номер должен переходить во все следующие документы — в расчёт, акт, реестр, платёжку — и с самого начала стоять на подтверждении объёма. В карточке собирают:

1. Кто работал, на каком объекте, что делал и в какие даты.
2. Условия на дату работы: ставку и единицу оплаты.
3. Подтверждённые часы, смены или объём.
4. Как посчитана сумма, налог 1 % и какие были корректировки.
5. Договор, акт, ЭСФ исполнителя и справку самозанятого.
6. Статус выплаты, дату и номер платежа.
7. Историю правок: что поменяли, кто и почему.

Условия фиксируйте в той редакции, что действовала в день работы. Если с нового месяца ставка выросла, пересчитывать задания прошлого месяца по новой цене нельзя — история перестанет сходиться с актами и платежами. Поэтому и акт должен формироваться прямо из расчёта: документ, набранный вручную отдельно от него, первым начнёт расходиться с деньгами.

Учитывать явку и уход по табелю обязаны для работников (статья 200 ТК). Исполнителю объём подтверждают так, как записано в заказе и договоре. Табель «как у сотрудника» с распорядком дня — это уже признак трудовых отношений (статья 11 ТК).

Карточка выплаты: один номер от задания до платежа

1. 1
   Задание

   Объект, даты и ставка на день работы.

2. 2
   Подтверждённый объём

   Часы, смены или результат, принятые заказчиком.

3. 3
   Расчёт

   Формула суммы, налог 1 % и корректировки с причинами.

4. 4
   Договор

   Не меньше пяти лет после последней выплаты по нему.

5. 5
   Акт и ЭСФ

   Акт — не меньше пяти лет после отчётного года, ЭСФ хранится в системе.

6. 6
   Платёж и история

   Статус, номер платежа, все версии и их авторы.

Можно ли обойтись без бумаги

Можно, если соблюдены условия. Электронная цифровая подпись равна собственноручной, если подпись подлинная, сертификат ключа действует, а сама подпись используется по назначению (статья 4 закона «Об электронной цифровой подписи» ЗРУ-793). Закон о бухучёте разрешает составлять первичные документы в виде электронного документа (статья 14). Счета-фактуры, как правило, и так существуют только в информационной системе ЭСФ (статья 47 НК), а трудовой договор можно оформить электронно в Единой национальной системе труда (статья 106 ТК).

Скан бумажного документа без ЭЦП юридической силы электронного документа не получает. Что подписано на бумаге, храните в оригинале до конца срока, а что изначально подписано электронно — в электронном виде и не меньше срока для бумажного документа того же вида (статья 23 закона «Об архивном деле»).

Читайте также ЭДО с исполнителями: какие документы подписывать онлайн и чем

Как хранить исправления и спорные операции

Исходные данные не должны пропадать при правке. Если смену поправили с восьми часов на семь, система сохраняет оба значения, автора, дату и причину.

Новая сумма — новая версия акта. У каждого документа в архиве свой статус: создан, отправлен, принят, отклонён или заменён. Прежний акт не удаляют — он сохраняется со статусом «заменён». Особенно это важно, когда исправление пришло уже после подготовки реестра или первой попытки платежа: в реестр должна попасть только та сумма, что стоит в действующем акте.

Спорные операции помечают отдельным статусом и не включают в реестр, пока спор не закрыт. Остальные выплаты при этом уходят вовремя.

Персональные данные в архиве выплат

В архиве выплат лежат ПИНФЛ, реквизиты и контакты людей, а это персональные данные. Закон о персональных данных (ЗРУ-547) требует уничтожать их, когда цель обработки достигнута, согласие отозвано или истёк срок из согласия (статья 17). Для документов по выплатам цель и срок задают законы о бухучёте и налогах, поэтому их хранят весь положенный срок.

А вот снимки и геоточки с отметок выхода нужны лишь для того, чтобы подтвердить смену, и после этого их уничтожают. Если в отметках есть биометрия — например, фото лица для сверки, — такую базу закон требует хранить на территории Узбекистана и регистрировать в Государственном реестре баз персональных данных (статьи 20 и 27-1). Как устроен сбор таких данных, разобрано в статье про контроль выхода на смену.

Доступы, журнал и резервные копии

Права на архив раздают по ролям:

Система должна вести журнал: кто создал, изменил, подписал, выгрузил или отменил документ. Кроме журнала нужны резервные копии и регулярные пробные восстановления — копия, которую ни разу не разворачивали, может подвести именно тогда, когда понадобится.

Четыре шага к аккуратному архиву

1. 1
   Составьте карту

   В каких папках, таблицах и чатах сейчас лежат задания, подтверждения, договоры, акты, ЭСФ, реестры и выписки банка, кто их ведёт и в каком формате.

2. 2
   Присвойте сквозной номер

   Каждое задание или смена получает номер, и он переносится во все следующие документы. Искать становится проще даже там, где всё пока делается руками.

3. 3
   Проверьте на пилоте

   Возьмите один объект на месяц и замерьте: сколько уходит на реестр, сколько правок, у какой доли выплат полный комплект документов, как быстро отвечаете исполнителям.

4. 4
   Закрепите сроки

   По каждому виду документа — свой срок (закон о бухучёте, НК, закон «Об архивном деле») и свой ответственный за уничтожение, когда срок истечёт.

Как выплата проходит путь от смены до документов, описано в материале про массовые выплаты самозанятым. Что сверить, прежде чем отправлять деньги, — в статье проверка выплат исполнителям. А полный набор документов по работе с самозанятыми собран в разборе о работе с самозанятыми в 2026 году.

Частые вопросы