ЭДО с исполнителями: какие документы подписывать онлайн и чем

Что считается электронным документом

Главный закон здесь — «Об электронном документообороте» № 611-II от 29 апреля 2004 года. Электронный документ — это информация в электронной форме, подтверждённая электронной цифровой подписью и с другими реквизитами, по которым его можно идентифицировать (статья 5). Обязательные реквизиты — ЭЦП, наименование или ФИО отправителя, его почтовый и электронный адрес и дата создания (статья 6). Такой документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный (статья 7), а оригиналом считается каждый его идентичный экземпляр, если подлинность подтверждена (статья 8).

Саму подпись регулирует закон «Об электронной цифровой подписи» ЗРУ-793 от 12 октября 2022 года, он действует с 14 января 2023 года. ЭЦП равна собственноручной подписи, если подпись подлинная, сертификат ключа действует на момент подписания, а подпись используется по назначению (статья 4). Сертификат выдают центры регистрации ключей, действует он не больше 24 месяцев (статья 22). Получить ключ можно в центре государственных услуг или онлайн через систему E-IMZO (e-imzo.uz). Хранить ключ можно и в облаке, но тогда вход защищают минимум двумя факторами (статья 5).

Какие законы применять

Для отдельных видов документов есть свои нормы. Договоры регулирует Гражданский кодекс, первичку — закон о бухгалтерском учёте и Положение о документах и документообороте (приказ Минэкономфина № 143 от 14 июня 2024 года). Счета-фактуры — Налоговый кодекс и положения Кабмина о ЭСФ. Кадровые документы — Трудовой кодекс.

Что можно вести электронно

Для договоров, первички и кадровых документов закон оставляет выбор между бумагой и электронной формой. У счёта-фактуры выбора почти нет.

Договоры. Сделки юрлица с гражданами совершаются в простой письменной форме (статья 108 ГК). Письменной формой считается и обмен документами по электронной связи, если по ним понятно, кто и о чём договорился (статья 107), — договор можно заключить так, если связь позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны (статья 366). Без письменной формы сделка не становится недействительной, но в споре стороны лишаются права ссылаться на свидетелей (статья 109).

Первичка. Акты выполненных работ, накладные и другие первичные документы можно составлять и представлять в виде электронного документа (статья 14 закона о бухучёте).

Счета-фактуры. Их, как правило, оформляют в электронной форме в информационной системе ЭСФ (статья 47 НК). С 2026 года выставлять их покупателям обязаны и самозанятые. Счёт-фактура не нужна, если продавец выдал кассовый чек или иной документ установленной формы.

Кадровые документы. Трудовой договор заключают на бумаге или электронно; электронный оформляют в Единой национальной системе труда (статья 106 ТК). Заключение, изменение и прекращение договора регистрируют там в любом случае (статья 109).

Читайте также Сколько хранить договоры, акты и ЭСФ по выплатам исполнителям

ЭЦП, коды из SMS и соглашение сторон

ЭЦП. Подпись принадлежит конкретному человеку или организации, а ключ выпускают на имя того, кто подписывает. Бухгалтер не должен подписывать ключом руководителя — у каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат.

Коды из SMS. По закону об ЭДО электронный документ — тот, что подтверждён ЭЦП, поэтому договор, подписанный кодом, электронным документом в его смысле не считается. Но для письменной формы сделки Гражданский кодекс этого и не требует: достаточно обмена электронными документами, по которому понятно, от кого он исходит (статьи 107 и 366). Поэтому в договоре или оферте прямо пишут: такие-то документы подписываются кодами подтверждения, и стороны признают их своим волеизъявлением.

Отдельная история — подпись договоров, ЭСФ и актов удалённой биометрией с SMS-подтверждением без ЭЦП. Её разрешает постановление ПП-247, но только на цифровых платформах платёжных организаций в специальном режиме (пункт 3). Остальным компаниям для ЭСФ по-прежнему нужна ЭЦП.

Как подпись даёт документу силу

ЭЦП

• Сертификат на имя того, кто подписывает
• Документ равен бумажному по статье 7 закона № 611-II
• Нужна для ЭСФ и электронных документов в госсистемах

Код из SMS

• Это не ЭЦП и не электронный документ по закону № 611-II
• Силу даёт соглашение сторон и статьи 107 и 366 ГК
• Способ подписи записывают в договоре или оферте

Как и сколько хранить электронные документы

Электронные документы хранят в порядке, установленном законодательством, и срок для них не может быть меньше, чем для бумажного документа того же назначения (статья 16 закона № 611-II). Там же сказано, что к ним должен оставаться доступ и с них должно быть можно сделать бумажные копии.

Сроки задают закон о бухгалтерском учёте — не меньше пяти лет после отчётного года (статья 29, то же повторяет пункт 26 Положения о документах и документообороте) — и Налоговый кодекс: учётную документацию держат до конца срока давности, три года после налогового периода (статьи 79 и 88). Если сроки расходятся, ориентируются на больший.

Документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении — закон «Об архивном деле» с августа 2026 года велит хранить 50 лет, а если делопроизводство по ним закончено до 2019 года — 75 лет (статья 24-1). Электронные документы и электронные копии хранят не меньше, чем бумажные того же вида (статья 23). А вот документы, оформленные электронно в информационных системах налоговой, и отчётность, сданную электронно, Положение № 143 хранить у себя не обязывает (пункт 26). Счета-фактуры оформляют, хранят и учитывают в системе ЭСФ (постановление Кабмина № 522, пункт 2).

Хранится документ вместе с подписью: электронный документ должен оставаться проверяемым и за пределами системы, в которой его создали. Рядом с ним стоит хранить сведения о сертификате, которым его подписали, и подтверждения отправки и получения.

Чек-лист перехода на ЭДО

Отдельного обязательного «приказа об ЭДО» законы не требуют. Но решить, кто подписывает бухгалтерские и кадровые документы и какими ключами, руководителю всё равно придётся. Удобно собрать эти решения в одном приказе или положении.

Документы с самозанятыми

Документооборот с самозанятым почти не отличается от работы с другими исполнителями по договору услуг. Кто вправе быть самозанятым, разобрано в статье работа с самозанятыми в 2026 году. По каждой работе у компании должно быть четыре документа:

• Договор — бумажный или электронный. Если отношения строятся на условиях договора, Положение о самозанятых требует письменной формы (пункт 24). Можно и через публичную оферту: её принимают в том числе действиями — начав выполнять условия (статья 370 ГК).
• Акт — подтверждает, что услуга оказана: расход вычитается, только если он подтверждён документами (статья 305 НК).
• ЭСФ исполнителя — с 2026 года самозанятый обязан выставить покупателю счёт-фактуру (статья 47 НК). Делает он это в приложении Soliq (пункт 19 Положения).
• Справка самозанятого — объясняет, почему с выплаты не удержан НДФЛ.

Приказы, табели, расчётные листки — бумаги для штата, к исполнителю они не относятся.

Как это устроено на платформе

На платформе документы рождаются из самой работы — их не нужно собирать отдельно.

Путь документов в KasipHub

1. 1
   Заявка и отклик

   Компания публикует заявку, исполнитель откликается в приложении, компания принимает отклик.

2. 2
   Договор онлайн

   Компания подписывает договор в кабинете, исполнитель — в приложении; в кабинете видны дата и время подписи.

3. 3
   Выполнение и приёмка

   Исполнитель делает работу, компания подтверждает результат в кабинете.

4. 4
   Выплата и 1 %

   Банк-партнёр переводит деньги на карту, 1 % по поручению заказчика-юрлица удерживается и уходит в бюджет.

5. 5
   Акт и ЭСФ

   Акт формируется при выплате, исполнитель выставляет ЭСФ по данным акта: самозанятый — в приложении Soliq, ИП — через оператора ЭСФ.

6. 6
   Архив

   Договор и акт хранятся в кабинете по заявке и скачиваются для бухгалтерии; на комиссию выставляются акт и ЭСФ.

Как распределены роли заказчика, исполнителя, платформы и банка, рассказано в статье как работать с исполнителями через платформу, а как устроить выплаты десяткам людей — в статье о массовых выплатах самозанятым.

Типичные ошибки при переходе

Скан вместо документа. Фотография бумажного договора в мессенджере не подписана ЭЦП и электронным документом по закону № 611-II не становится.

Подпись чужим ключом. Бухгалтер подписывает ЭЦП руководителя, хотя у каждого, кто подписывает, должен быть свой сертификат.

Акты задним числом. Первичку составляют в момент операции или после неё (статья 14 закона о бухучёте), но акты, собранные по памяти в конце месяца, расходятся с выплатами.

Нет ЭСФ от самозанятого. Акт есть, а счёт-фактуры нет — с 2026 года это обязанность исполнителя, и без неё расход сложнее подтвердить.

Частые вопросы