Первая смена без сбоев: инструктаж работника и ввод исполнителя в задание

Персонал и смены 09.08.2026 12 мин чтения

Подготовка к первой смене зависит от того, кто на неё выходит. С человеком из штата до подписания трудового договора проходят ознакомительную процедуру: какая работа, в каких условиях, по каким правилам распорядка (статья 123 ТК). К работе его допускают только после инструктажа по охране труда (статья 362). Для исполнителя, который оказывает услуги по гражданскому договору, кадровых процедур нет: на смену его выводят условия заказа — что сделать, где, когда, за какую цену и как примут результат. План на первую смену и первую неделю компания составляет сама: закон такого плана не требует.

Коротко

Обязательный минимум есть только у штатного работника: знакомство с работой и локальными актами до договора, сам договор и приказ, запись в Единой национальной системе труда и инструктаж по охране труда до допуска к работе. Для временного работника правила те же. Исполнителю по договору услуг такие инструктажи не проводят, а всё нужное для первой смены прописывают в заказе.

Что входит в подготовку к первой смене

Задача простая: к началу смены человек знает, куда прийти, чем заняться, кого спросить и как не пострадать. Слова «адаптация» в Трудовом кодексе нет, сроков на неё тоже. Обязательные шаги кодекс задаёт лишь для работников. Всех новых работодатель обязан проинструктировать по охране труда, обучить безопасным приёмам работы и помощи пострадавшим. Тех, кто не прошёл инструктаж и проверку знаний, он обязан отстранить от работы (статья 362).

На одном объекте в одну смену часто трудятся двое: сотрудник из штата и исполнитель, который пришёл по договору оказания услуг. У каждого свой путь к первой смене, поэтому план подготовки лучше сразу делить на две ветки.

Две ветки подготовки на одной смене

Работник (трудовой договор)

До договора — знакомство с работой, условиями и правилами распорядка
Договор подписан, издан приказ, сведения внесены в ЕНСТ
Инструктаж по охране труда до начала работы
Обучение безопасным приёмам на рабочем месте
Выход по графику смен

Исполнитель (договор услуг)

Заказ: какая услуга, где и к какому времени
Договор, в котором согласованы цена и сроки
Требования объекта включены в заказ
Встречает представитель заказчика
Работу принимают по акту и оплачивают

Кадровые шаги обязательны только для работника (статьи 123, 127 и 362 ТК). Исполнителя к работе готовят условия заказа и нормы Гражданского кодекса.

Когда работнику можно выходить на первую смену

После подписания трудового договора. До подписания работодатель знакомит человека с содержанием работы, условиями труда, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими актами, которые касаются его работы (статья 123 ТК). Приём оформляют приказом на основании договора. Приказ объявляют работнику под роспись в течение трёх дней с начала работы, а сведения о приёме вносят в Единую национальную систему труда (статья 127).

Если человека допустили к работе без оформления, трудовой договор всё равно считается заключённым со дня начала работы. Оформить договор и приказ работодатель обязан в течение трёх дней (статья 128). Поэтому «попробовать человека смену-другую без договора» не получится — это уже трудовые отношения.

Проверить, справляется ли человек с поручаемой работой, помогает испытательный срок. Длиться он может до трёх месяцев. Для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и руководителей обособленных подразделений предел — шесть месяцев (статья 130). Болезнь и другие периоды, когда работника фактически не было, в испытательный срок не засчитываются.

Какие инструктажи провести в первый день

Инструктаж по охране труда обязателен для всех новых работников и для тех, кого переводят на другую работу. Кроме него работодатель организует обучение безопасным методам работы и помощи пострадавшим от несчастных случаев (статья 362 ТК). Порядок и сроки обучения, инструктажа и проверки знаний для разных профессий устанавливают органы государственного управления охраной труда. Тех, кто их не прошёл, работодатель обязан отстранить от работы.

Для производств с повышенной опасностью и работ, где нужен профессиональный отбор, требования строже. Новичков месяц обучают безопасным приёмам, затем они сдают экзамены и потом регулярно проходят аттестацию по охране труда.

На практике инструктаж делят на две части. Вводную проводит специалист по охране труда или назначенный сотрудник: общие правила объекта, опасные зоны, эвакуация, первая помощь. Часть на рабочем месте ведёт прямой руководитель — показывает оборудование и безопасные приёмы на деле. После инструктажа знания проверяют опросом или тестом. Запись об инструктаже с подписями обеих сторон вносят в журнал, бумажный или электронный. Как именно оформлять инструктажи, компания закрепляет в своём положении об охране труда.

Что	Кто ведёт	Когда	Как оформить
Вводный инструктаж	Специалист по охране труда или назначенный приказом сотрудник	При приёме, до первой смены	Запись в журнале с подписями
Инструктаж на рабочем месте	Прямой руководитель	До самостоятельной работы	Запись в журнале, допуск к работе
Обучение безопасным приёмам и первой помощи	Работодатель	При приёме и переводе	По программе компании
Повторный и внеплановый инструктаж	Прямой руководитель	По положению компании, при новом оборудовании или правилах	Запись в журнале

Важно

Срочный трудовой договор не отменяет инструктажей: статья 362 ТК касается всех вновь принятых работников, и без инструктажа и проверки знаний к работе не допускают ни одного новичка.

Нужен ли новичку наставник

Закон не обязывает закреплять наставника за новым сотрудником — это выбор компании. Если наставника всё же назначают, Трудовой кодекс требует оформить это приказом. Основание — допсоглашение или трудовой договор с наставником, где указаны его время на обучение новичка и оплата за эту работу. На время наставничества наставник становится непосредственным руководителем новичка (статья 368).

На первой смене обычно достаточно одного ответственного. Он встречает, проводит к месту, объясняет первое задание и отвечает на вопросы в течение смены. На линейных позициях эту роль хорошо выполняет старший смены, если новичок заранее знает, как его зовут и по какому номеру звонить.

План на первую смену и первую неделю

Обязательные пункты здесь — знакомство с работой и актами до договора, договор и приказ, запись в ЕНСТ и инструктаж по охране труда. Всё остальное придумано для удобства: чтобы человек быстрее понял работу и не ушёл в первые дни.

Подготовка работника по шагам

1
До выхода
Человека познакомили с работой, условиями и правилами распорядка, подписаны договор и приказ, сведения внесены в Единую национальную систему труда. Его смена уже в графике, а на руках памятка: где вход, во сколько быть, в чём прийти и кому звонить.
2
Первый час
Вводный инструктаж с опросом, затем инструктаж на месте с показом приёмов и отметкой о допуске. После этого ответственный объясняет первое задание.
3
Конец смены
Пять минут разговора: что было непонятно. Если вопрос повторяется у разных людей, ответ на него вносят в памятку.
4
Первая неделя
Первые дни новичка ставят в пару с опытным человеком или старшим смены. Если есть испытательный срок, руководитель записывает наблюдения, а в пятницу подводит итог вместе с новичком.

Как подготовить к смене исполнителя по договору услуг

Исполнитель по договору оказания услуг не входит в штат. Ни трудового договора, ни приказа о приёме, ни инструктажей для работников по статье 362 ТК у него нет.

Отношения с ним строятся по Гражданскому кодексу. Исполнитель оказывает услугу по заданию заказчика — лично, если договор не говорит иного, — а заказчик за неё платит (статьи 703 и 704 ГК). К услугам применяются общие нормы о подряде (статья 708). Одна из них обязывает заказчика содействовать исполнителю в случаях, объёме и порядке, которые предусмотрены договором (статья 645). Как пропускать исполнителя на объект, кодекс отдельно не регулирует. Поэтому всё, что понадобится на первой смене, стоит заранее внести в заказ и договор.

Что указать в заказе до первой смены исполнителя

Какую услугу нужно оказать и что будет считаться результатом
Адрес, через какой вход пройти, дату и время старта
Стоимость услуги и когда её выплатят
Пропуск, порядок входа и требования безопасности на объекте
Кто от заказчика встретит исполнителя и примет работу
Как отметить старт и завершение работы и подписать акт

Пример — курьер. До первого заказа ему нужно знать, где забирать отправления, к какому часу, кому звонить и как передавать посылку получателю. Доставка товаров по заказу входит в перечень видов деятельности самозанятых (п. 18), поэтому такие задачи можно поручать через платформу. Какие ещё условия важны в работе с самозанятыми, разобрано в статье о работе с самозанятыми в 2026 году.

В KasipHub основная часть этих условий уже стоит в заявке: задача, адрес, даты и ставка. Договор по заявке подписывается онлайн — компания делает это в кабинете, исполнитель в приложении, — и в кабинете сохраняются дата и время подписи, а потом и время начала и окончания работы.

Коротко

Исполнителю для первой смены нужен понятный заказ, а не кадровые документы: что сделать, куда и к какому часу приехать, сколько это стоит, как сдать работу, какие правила действуют на объекте и кто встретит. Испытательного срока и графика смен у него нет, а помощь заказчика ограничена тем, что записано в договоре.

Работник и исполнитель: в чём разница на первой смене

Сотрудник из штата подчиняется распорядку компании, а исполнитель выполняет конкретный заказ. Трудовые отношения Трудовой кодекс определяет по сути. Это личное выполнение трудовой функции за плату с подчинением внутреннему трудовому распорядку на условиях, которые обеспечивает работодатель (статья 11). Договор ГПХ, который фактически регулирует такие отношения, заключать запрещено, а суд признаёт его трудовым (статьи 11 и 33).

Перед первой сменой	Работник (трудовой договор)	Исполнитель (договор услуг)
Основание выхода	Приказ на основании трудового договора	Принятый заказ и договор услуг
Когда можно начинать	Сразу после подписания трудового договора	После согласования существенных условий (статья 364 ГК)
Охрана труда	Инструктаж и запись в журнале	Требования объекта записаны в заказе
Встречает на объекте	Прямой руководитель или старший смены	Представитель заказчика
Испытательный срок	Бывает, если записан в договоре	Не применяется
Итог смены	Часы попадают в табель	Акт приёмки услуги
Деньги	Зарплата	Вознаграждение по договору

Карточка смены: что человек должен знать заранее

Хорошо подготовленный человек приезжает без вопросов: ему понятно, куда ехать, к какому часу, чем заниматься, кому звонить и как сдать результат. Всё это удобнее держать в одной карточке смены, а не в десятке сообщений из разных чатов. В карточке — где вход, когда начинать, какие задачи, в чём прийти, как зовут ответственного и его номер, как отметить приход и уход. Работнику туда добавляют его смену по графику, исполнителю — что именно заказано, как примут работу и сколько за неё заплатят.

Источник карточки — заявка, заполненная по шаблону: площадка, роль, число людей, дата выхода, требования, оплата и ответственный. Если в заявке пробелы, её отправляют на доработку до начала подбора. Тогда даже срочная замена выйдет на уже описанную смену. Что делать в первые минуты, когда человек не пришёл, разобрано в статье о невыходе на смену.

Сведения для новичка полезно разложить по важности. Перед стартом — безопасность, задача и запреты. Во время смены — требования к качеству и порядок сдачи результата. Остальное — в общей памятке, например по ссылке из QR-кода.

В KasipHub для повторяющихся задач есть шаблоны заявок, а площадки с адресами хранятся в кабинете как объекты, поэтому карточку не приходится собирать заново.

Как оформлять быстрее, ничего не потеряв

Время уходит на повторный ввод одних и тех же данных, ожидание подписей и пересылку файлов. Убирать нужно именно это, а договор и инструктажи остаются без сокращений.

Личные данные — ПИНФЛ, телефон, реквизиты — заносят один раз. Перед следующим заказом исполнитель лишь подтверждает, что ничего не поменялось, и соглашается с новыми объектом, датой, временем и ценой.
Реквизиты проверяют на ошибки прямо при вводе: пусть ошибка всплывёт до смены, а не в день выплаты.
Когда меняются цена или адрес, новую редакцию условий подтверждают отдельно, а прежние версии сохраняют.
Под типовую роль готовят шаблон смены — перед каждым выходом в нём остаётся поменять исполнителя, площадку, дату и время.
Руководитель, кадры и бухгалтерия согласуют документы одновременно, а не по цепочке.

Условный пример: 24 продавца для четырёх новых магазинов

Ручной перенос данных, 20 минут на человека 480 мин

Однократный ввод и документы по шаблону, 5 минут на человека 120 мин

Сеть принимает 24 продавца по трудовому договору: 24 × 20 = 480 минут, или 8 часов, против 24 × 5 = 120 минут, или 2 часов. Шесть часов экономятся только на оформлении, время инструктажей не меняется.

Как понять, что подготовка сработала

Результат видно уже по первой смене и первой неделе. Полезно следить за пятью цифрами:

сколько людей пришли вовремя;
сколько дней прошло от согласия кандидата до его первой смены;
сколько вопросов человек задал до старта;
сколько ошибок допущено в первые часы;
в скольких сменах координатору пришлось вмешаться вручную.

Ответ на самый популярный вопрос новичков добавляют в карточку смены. Для штатных сотрудников отдельно считают, сколько человек ушли в первую неделю. Текучесть кадров считается по своей формуле — она разобрана в статье о коэффициенте текучести. А какие показатели подходят для сменного персонала в целом, описано в материале о KPI сменного персонала.

Главное

Для штатного работника закон задаёт обязательный минимум: знакомство с работой и актами до договора, договор и приказ, запись в ЕНСТ и инструктаж по охране труда до допуска. Наставник и недельный план — уже решение компании. Исполнителя на смену выводят условия заказа. И тем и другим помогают единая карточка смены и данные, которые не приходится вводить повторно.

Частые вопросы

Какие инструктажи проходит новичок из штата?

Инструктаж по охране труда и обучение безопасным приёмам работы и помощи пострадавшим обязательны до допуска к работе (статья 362 ТК). На практике сначала проводят вводный инструктаж — его ведёт специалист по охране труда или назначенный сотрудник, — а затем инструктаж на рабочем месте у прямого руководителя. Записи о них вносят в журнал с подписями обеих сторон.

Нужен ли инструктаж работнику по срочному договору?

Нужен. Статья 362 ТК обязывает инструктировать по охране труда всех вновь поступающих работников, срок договора значения не имеет.

Инструктируют ли исполнителя по договору услуг?

Как сотрудника из штата — нет: статья 362 ТК касается работников. Пропуск, требования объекта и правила безопасности на месте прописывают в заказе и договоре.

Сколько должна длиться адаптация?

Закон срока не называет. Испытательный срок, если он есть в договоре, длится до трёх месяцев, а у руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и руководителей обособленных подразделений — до шести (статья 130 ТК). На практике достаточно плана на первую смену и первую неделю.

Обязательно ли закреплять наставника?

Нет. Но если компания назначает наставника, это оформляют приказом на основании допсоглашения с наставником, где указаны его время на обучение и оплата (статья 368 ТК). Для первой смены хватит одного ответственного, например старшего смены.

Источники